Iromél, röpi, rögtöny, kattony, tüsteny… Szavak, amelyek jelentését valószínűleg sokan nem tudnák megfejteni első hallásra, noha egy napi szinten használt fogalmat takar. Az angol electronic mail kifejezésből származó e-mailről van szó, és bármennyire is próbálták magyarítani az elmúlt években legtöbben az eredeti megnevezést használják. A bevezetőben említett öt szót a szomagyarito.hu honlapról ragadtam ki ötvenhárom javaslat közül.
Sokan elektronikus levélként hivatkoznak rá, míg mások villámpostaként, drótpostaként, esetleg villámlevélként emlegetik, ugyanakkor a magyar kiejtésnek megfelelően írt ímél is egyre népszerűbb, olyannyira, hogy az új helyesírási szabályzatban is szerepel elfogadható írásmódként.
Mégis mit takar az e-mail, miben különbözik a hagyományos levéltől? Ma egyebek között ezekre a kérdésekre szeretnék választ adni, mivel sokan azt hiszik, hogy ugyanolyan szabályok vonatkoznak a megírására, mint amilyenekkel a kézzel írt levelek esetében találkozunk.
Az e-mail célja a gyors, rövid és hatásos kommunikáció, ezért érdemes a lehető legrövidebbre fogni a mondanivalónkat, ugyanis ellenkező esetben fennáll annak a veszélye, hogy a címzett nem olvassa el, amit írtunk. Előfordulhat, hogy nemcsak velünk levelezik, hanem akár több száz e-mailt kap naponta, ezért érdemes a tárgyra, vagyis a subjectre is hangsúlyt fektetni, ugyanis a tárgy alapján dől el, hogy az általunk írt e-mail átmegy-e a kéretlen levelek szűrőjén, azaz bekerül-e a levélszemét tárolására szolgáló spammappába. A tökéletes tárgy röviden tartalmazza, hogy mit szeretnénk és kik vagyunk, így a címzett rögtön látja, milyen témáról van szó és kivel van dolga.
Ha nem szeretnénk elrettenteni a címzettet, bőven elég a megszólítás, majd néhány mondatban foglaljuk össze a lényeget. A megszólítás lehet „Kedves” vagy „Tisztelt”, ugyanis mindkettő teljesen bevett és udvarias megoldásnak számít. Ha ismeretlennek írunk, a „Kedves Hölgyem/Uram” jöhet szóba, esetleg a fogadó titulusa, ami lehet például a „Tisztelt Igazgató Úr”.
A fogalmazás során használjuk az általános iskolában tanult felépítést, vagyis a bevezetésben írjuk le, miről van szó, a tárgyalásban bontsuk ki a legfontosabb információkat, a befejezésben pedig tisztázzuk, hogy mit várunk a másiktól. És mindvégig igyekezzünk a lehető legtömörebben fogalmazni. A lezárásnál a „Köszönettel”, az „Üdvözlettel”, illetve a „Tisztelettel” kifejezéseket is használhatjuk, és természetesen ne felejtsük el aláírni.
Elküldés előtt mindenképp ellenőrizzük az e-mailt, mivel a legnagyobb odafigyelés mellett is becsúszhatnak elgépelések és helyesírási hibák. A tökéletes helyesírás alapelvárás, az ékezetekről pedig akkor se feledkezzünk meg, ha mobitelefonról írjuk a szöveget.